Wie wir die UX unserer Mandant:innen kontinuierlich verbessern
Wir sind fest davon überzeugt, dass eine Kanzlei nur dann langfristig erfolgreich sein kann, wenn ihre Mandant:innen während des gesamten Beratungsprozesses das gute Gefühl haben, in den richtigen Händen zu sein – ohne unangenehme Überraschungen und stattdessen mit Klarheit, Planbarkeit und praktischen Handlungsempfehlungen.
Daher denken wir unser gesamtes Angebot aus Sicht des Mandanten und arbeiten täglich daran, die User Experience (UX) unserer Mandant:innen kontinuierlich zu verbessern: von der Mandatsanbahnung über die Mandatsbearbeitung bis hin zum Mandatsabschluss.
Unsere Prämissen
- Die Zeit unserer Mandanten ist sehr begrenzt, die Lektüre von Mails, Gutachen und Verträgen muss auf ein Mindestmaß reduziert werden.
- Unsere Mandanten benötigen praktisch umsetzbare Lösungen.
- Sie wollen von uns klare und knappe Handlungsempfehlungen, mit einer realitätsnahen Risikobewertung.
- Unsere Mandanten möchten Kostensicherheit.
- Die Zusammenarbeit sollte so reibungslos wie möglich laufen.
Im Folgenden möchten wir Ihnen kurz darlegen, wo unser UX-Ansatz überall ansetzt.
Mandatsanbahnung – reibungslos und transparent
Gerade zu Beginn eines Mandats können sich schnell Reibungsverluste einschleichen: Umfangreiche und kleingedruckte AGB, unklare Preisgestaltung oder komplizierte Beauftragungsprozesse schrecken ab und wirken unprofessionell. Deshalb haben wir den gesamten Anbahnungsprozess so nutzerfreundlich wie möglich gestaltet:
- Onepager statt 5-seitiger AGB
Früher gab es bei uns mehrseitig „Kleingedrucktes“ – heute fassen wir alles Wesentliche auf einen sehr aufgeräumten und leicht erfassbaren Onepager zusammen. So behalten unsere Mandant:innen stets den Überblick, ohne sich durch endlose Klauseln kämpfen zu müssen.
- Angebote mit einem Klick annehmen
Die Übersendung eines zu unterschreibenden und zurückzusendenden Angebots per PDF war gestern. Unsere Mandant:innen erhalten die Angebote digital und können diese per Klick annehmen. Das spart Zeit, verhindert Missverständnisse und sorgt für einen schnellen Start ins Mandat.
- Transparente und feste Preise
Wir legen großen Wert darauf, marktgerechte Honorare zu bieten, aber Kostensicherheit steht an erster Stelle. Wo immer möglich, arbeiten wir mit Festpreisen, sodass unsere Mandant:innen bereits vorab wissen, welche Kosten auf sie zukommen.
Unser Anspruch in dieser Phase lautet: Den Einstieg so angenehm und effizient wie möglich gestalten – denn wir wissen, dass die wertvolle Zeit unserer Mandant:innen knapp ist.
Mandatsbearbeitung – praxisnah und zeitsparend
Nach der erfolgreichen Mandatsanbahnung geht es um das eigentliche „Produkt“ unserer Kanzlei: Ddie juristische Beratung, die Vertragsgestaltung oder Prozessführung. Gerade hier gibt es viele Ansatzpunkte, das Mandatserlebnis auf ein neues Niveau zu heben:
- Wenig Lektüre / Zeitersparnis
Wir wissen, wie wichtig es ist, den Aufwand auf Mandantenseite zu reduzieren. Deshalb setzen wir auf Kurzverträge und Kurzgutachten: Hier findet sich jeder wesentliche Aspekt stichpunktartig und verständlich dargestellt. Kein Mandant muss sich durch juristische Romane kämpfen.
- Praktische Lösungen
Unsere Mandant:innen brauchen handfeste, anwendbare Ergebnisse. Daher legen wir Wert auf klare, knappe Handlungsempfehlungen, ergänzt durch eine realistische Risikobewertung. Wir verlassen die reine Theorieebene und geben konkrete Handlungsanweisungen.
- Mut zur Festlegung
Jurist:innen neigen manchmal dazu, sich abzusichern, statt klare Empfehlungen auszusprechen. Wir gehen bewusst ins Risiko und legen uns fest. Das schafft Vertrauen und gibt unseren Mandant:innen Sicherheit.
- Reibungslose Zusammenarbeit
Angefangen bei Legal-Tech-Lösungen bis hin zu unserem zwei- bzw. mehrsprachigen Team (deutsch und französisch), sorgen wir für effiziente Abläufe. Unsere spezialisierten Übersetzer und Dolmetscher tragen zu einer reibungslosen Kommunikation in grenzüberschreitenden Mandaten bei.
Durch diese Maßnahmen gestalten wir den Beratungsprozess schlank, zeitsparend und mandantenorientiert – ein echter Mehrwert für alle, die in ihrem Alltag keine Zeit für langen E-Mail-Verkehr, komplizierte Gutachten oder unklare Vertragswerke haben.
Keine bösen Überraschungen – Kosten sicher im Griff
Ein weiterer wichtiger Baustein der Mandantenzufriedenheit ist die Planbarkeit im Kostenbereich. Wir wissen, dass eine noch so gute Beratung schnell an Wert verliert, wenn die Endabrechnung deutlich über den Erwartungen liegt und im Nachhinein erklärt werden muss. Deswegen achten wir besonders auf:
- Realistische Kostenschätzungen
Bereits in der Angebotsphase kommunizieren wir klare Budgetrahmen, die wir auf Basis unserer Erfahrung und mithilfe von EDV-gestütztem Monitoring erstellen.
- Laufendes Budget-Controlling
Wir informieren unser Anwaltsteam bei Erreichen von 50, 75 und 100 % des Budgets, damit rechtzeitig mit den Mandant:innen Rücksprache gehalten werden kann. Hierzu setzen wir eine eigens entwickelte Software ein, die unsere Anwältinnen und Anwälte automatisch über die jeweilige Budgeterreichung informiert. So entstehen keine Überraschungen und die Mandant:innen bleiben jederzeit im Bilde.
- Flexible Honorar- und Abonnementlösungen
Für wiederkehrende Leistungen – zum Beispiel Dauerberatungen – bieten wir Abonnements an. Diese fest kalkulierbaren Pauschalen nehmen viel Unsicherheit aus dem Beratungsprozess und erlauben langfristige Zusammenarbeit.
- Elektronische Rechnungen (X-Rechnungen)
Für Mandant:innen, die es wünschen, stellen wir X-Rechnungen aus. Das erleichtert das Rechnungsmanagement und unterstützt digitale Arbeitsprozesse.
Abschluss des Mandats – langfristiges Vertrauensverhältnis
Ein Mandat endet häufig mit dem Abschluss eines Gerichtsverfahrens, der Unterzeichnung eines Vertrages oder der finalen Beratung in einer konkreten Sache. Doch unsere Arbeit hört damit nicht auf. Wir möchten, dass positives Feedback und wertvolle Erkenntnisse aus der Zusammenarbeit für zukünftige Projekte genutzt werden können.
Wir fragen unsere Mandant:innen regelmäßig nach ihrer Meinung, um uns weiter zu verbessern. Dadurch entstehen langfristige, vertrauensvolle Beziehungen, in denen wir unsere Mandant:innen immer besser kennenlernen und auf ihre individuellen Bedürfnisse eingehen können.
Denn am Ende zählt nicht nur der Einzelfall, sondern die dauerhafte Zufriedenheit, die aus einer reibungslosen, an den Zielen des Mandanten ausgerichteten Beratung resultiert.
Fazit: UX als Garant für Erfolg – für beide Seiten
Unsere Erfahrung zeigt: User Experience (UX) und Mandantenzufriedenheit sind keine reinen Schlagworte.
Sie entscheiden maßgeblich darüber, ob Mandant:innen langfristig auf eine Kanzlei vertrauen. Wir bei Qivive Avocats & Rechtsanwälte sind fest davon überzeugt, dass eine ganzheitliche Betrachtung des Mandats – von der ersten Anfrage bis zur Rechnungsstellung – den Grundstein legt für erfolgreiche Mandatsbeziehungen.
Die kontinuierliche Verbesserung unserer Prozesse, das Einbeziehen moderner Technik und das Offensein für neue Ideen sind dabei essentiell. Als Kanzlei profitieren wir am Ende ebenfalls davon: Je zufriedener unsere Mandant:innen sind, desto besser ist unsere Reputation – und desto erfolgreicher sind wir selbst.
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