Im Rahmen unserer Mandatsarbeit verarbeiten wir personenbezogene Daten von unseren (potentiellen) Mandanten, deren Vertretern und Beschäftigten sowie von gegnerischen Parteien, deren Vertretern und von Mitarbeitenden von Gerichten und Behörden sowie weiterer für die Durchführung des Mandatsverhältnisses relevanter Personen.
Im Folgenden informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogenen Daten im Rahmen des Mandatsverhältnisses.
Kategorien von Daten
Im Rahmen des Mandatsverhältnisses werden folgende Daten verarbeitet:
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Daten, die wir zur Identifizierung unserer (potentiellen) Mandanten, deren wirtschaftlich Berechtigten, ihrer Vertreter und für sie auftretenden Personen erhalten;
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Kontaktdaten (insbesondere Namen, Adressen, Telefonnummer, E-Mail-Adressen, Geburtsdaten) von (potentiellen) Mandanten, deren Mitarbeitenden, Verfahrensgegnern und deren Mitarbeitenden, Vertretern und Beratern, von Gerichten und/oder Behörden;
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Informationen, die wir zur Beratung und Vertretung unserer Mandanten im Rahmen des Mandats erhalten;
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Besonders schutzwürdige Daten (etwa Gesundheitsdaten o.ä.);
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Abrechnungsdaten
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Die Kanzlei ist im Rahmen der Zweckbestimmung des Mandats berechtigt, die ihr im Rahmen des Mandatsverhältnisses anvertrauten personenbezogenen Daten gemäß den Bestimmungen des geltenden Datenschutzrechts (insbesondere DSGVO und BDSG) zu verarbeiten. Diese Daten werden ausschließlich zur Identifizierung des Mandanten, zur Bearbeitung der Anfragen des Mandanten, zur Abwicklung der mit ihm geschlossenen Verträge, zur Korrespondenz mit dem Mandanten, zu seiner Information über rechtliche Neuerungen und Leistungen der Kanzlei, zur Einhaltung berufsrechtlicher Vorschriften, zur Vermeidung von Interessenkonflikten, zum Zweck des Qualitäts- und Risikomanagements, der Rechnungslegung und/oder im Zusammenhang mit der Erbringung anderer administrativer und IT-Unterstützungsleistungen, verarbeitet („Verarbeitungszwecke“).
Die Verarbeitung der von der Kanzlei erhobenen personenbezogenen Daten basiert auf folgenden Rechtsgrundlagen:
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der Mandant hat nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO seine ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt;
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die Verarbeitung ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO zur Wahrung der berechtigten Interessen der Kanzlei notwendig;
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die Verarbeitung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung;
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die Verarbeitung ist gesetzlich zulässig und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit dem Mandant erforderlich.
Die berechtigten Interessen der Kanzlei, aufgrund welcher gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO personenbezogene Daten verarbeitet werden können, sind:
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das Nachgehen unserer Geschäftstätigkeit, wozu unter anderem die Information des Mandanten über rechtliche Neuerungen und Leistungen der Kanzlei gehört. Diesbezüglich hat der Mandant ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO,
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die Rechtsberatung, Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Datenverarbeitung im Rahmen von Online-Konferenzen im Mandatsverhältnis
Wir nutzen Microsoft Teams, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings und Videokonferenzen durchzuführen. Microsoft Teams ist ein Service der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit diese zur Durchführung der Kontaktaufnahme über Microsoft Teams (Videokonferenz, Chat) erforderlich sind. Dazu zählen folgende Datenkategorien:
- Personalien (Name, Vorname, E-Mail, Kontaktdaten);
- Bilddaten (Bilder, Videos);
- Tonaufnahmen;
- Daten, die wir für die Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtung (Beratung usw.) benötigen
Zweck der Verarbeitung ist eine effiziente Kommunikation und die Erfüllung unserer Pflichten aus dem Mandatsverhältnis. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit unseren Online-Konferenzen ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO, bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Soweit Sie gegenüber uns die freiwillige Einwilligung in die Erhebung, Verarbeitung oder Übermittlung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erklärt haben, bildet diese Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten.
Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
Microsoft Teams ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Dieser hat durch den Abschluss sog. Standard-Datenschutzklauseln (SDK) gem. Art. 46 Abs. 2 lit. c DS-GVO vereinbart, dass ein vergleichbares Datenschutzniveau beim Datentransfer in die USA sichergestellt wird. Hier erhalten Sie weitere Informationen zum Datenschutz und Microsoft Teams.
Speicherdauer
Die personenbezogenen Daten, die der Mandant zur Verfügung gestellt hat, können ab dem Zeitpunkt ihrer Übermittlung durch die Kanzlei gespeichert werden. Die von der Kanzlei verarbeiteten personenbezogenen Daten des Mandanten werden gelöscht, sobald deren Speicherung zu den oben festgelegten Zwecken nicht mehr erforderlich ist. Der Zeitpunkt der Löschung der personenbezogenen Daten, bzw. die Dauer ihrer Speicherung richtet sich nach den folgenden Kriterien:
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bei Vorliegen rechtlicher Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, aufgrund welcher die Kanzlei zur Speicherung verpflichtet ist, nach deren Dauer;
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nach der Dauer der Geschäftsbeziehungen, soweit dies im Rahmen der oben genannten Zwecke erforderlich ist;
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nach den gesetzlichen Verjährungsfristen.
Eine längere Speicherungsdauer ergibt sich in den Fällen, in denen der Mandant in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DS-GVO eingewilligt hat.
Empfänger der Daten
Unter den vorgenannten Bedingungen kann die Kanzlei die Daten des Mandanten insbesondere an die folgenden Kategorien von Empfängern weiterleiten: Gerichte, Gerichtsvollzieher, Gegner, Anwälte, Gutachter, Versicherungen, Behörden, Insolvenzverwalter, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Notare, Banken, Infogreffe, Medialex, Dienstleister in Verbindung mit gesetzlich vorgeschriebenen Registern, Übersetzer, Dolmetscher, IT-Dienstleister, Postunternehmen. Es wird darauf hingewiesen, dass diese Aufzählung nicht abschließend ist. Für den IT-Support der Kanzlei ist aktuell die Fa. Navacom IT Solutions GmbH & Co. KG, Sudetenstraße 67, 50354 Hürth (HRA Köln 27973) zuständig.
Ihre Rechte
Auf schriftliche Anfrage oder per E-Mail wird die Kanzlei dem Mandanten unentgeltlich über die erhaltenen und gespeicherten Daten zu seiner Person informieren. Daneben hat der Mandant nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen das Recht auf Berichtigung, Löschung, Übertragung oder Einschränkung der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten. Anfragen betreffend alle datenschutzrechtlichen Pflichten der Kanzlei sind schriftlich an QIVIVE Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, Konrad-Adenauer-Ufer 71, 50668 Köln oder an die E-Mail-Adresse: privacy@qivive.com zu richten.
Soweit die Verarbeitung seiner Daten auf seiner Einwilligung beruht, hat der Mandant das Recht, seine Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft jederzeit zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass die Kanzlei die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen darf.
Der Mandant verfügt über ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde, falls er der Ansicht ist, dass die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten rechtswidrig erfolgt. Die an dem Kanzleisitz zuständige Behörde ist der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf, Tel. 0211-384240, E-Mail poststelle@ldi.nrw.de.
Der Mailserver der Kanzlei übermittelt alle ausgehenden E-Mails an ein E-Mail-Gateway mit aktiver TLS/SSL Verschlüsselung. Der Mandant willigt ein, dass die E-Mail-Korrespondenz mit ihm ohne Ende-zu-Ende-Verschlüsselung erfolgt, es sei denn, der Mandant widerspricht oder widerruft seine Einwilligung zu dieser Verfahrensweise, oder aus den Umständen wäre eine Gefährdung der Interessen des Mandanten für die Kanzlei unmittelbar erkennbar. Der Mandant wird darauf hingewiesen, dass die Kommunikation über elektronische Medien wie E-Mail und Telefax mit einem Verlust an Vertraulichkeit und Datensicherheit verbunden ist. Der Mandant kann jederzeit verlangen, dass die Kanzlei künftig nur noch per Briefpost mit ihm korrespondiert.
Mit dem Abschluss der Mandatsvereinbarung erklärt sich der Mandant damit einverstanden, per E-Mail oder Post über rechtliche Neuerungen und Leistungen der Kanzlei informiert zu werden. Der Mandant kann seine Einwilligung zur Zusendung dieser Informationen mit Wirkung für die Zukunft jederzeit widerrufen.