Sur notre site Internet, nous avons également intégré des formulaires en ligne et des check-lists sur différents sujets. Dans ce cadre, nous traitons votre adresse e-mail ainsi que d'autres données nous permettant de répondre à votre demande. Vous trouverez de plus amples informations sur les catégories de données traitées aux paragraphes suivants se rapportant aux différents formulaires. Dès que les données ne sont plus nécessaires aux fins mentionnées ci-dessous, nous supprimons vos données à caractère personnel, à moins que nous n’ayons des obligations de conservation ou de documentation.
Dans tous les formulaires, vous avez la possibilité de sauvegarder vos données en tant que brouillon et de poursuivre votre réponse ultérieurement. Pour cette fonction, nous avons besoin de votre adresse e-mail afin de pouvoir mettre à nouveau à votre disposition le formulaire avec vos réponses précédentes. Ces données sont supprimées automatiquement au bout de 14 jours.
La base légale du traitement des données indiquées dans les formulaires est en principe votre consentement (art. 6, paragr. 1, phr. 1, point a du RGPD) que vous avez donné avant de répondre au formulaire. Vous pouvez le retirer à tout moment avec effet pour l'avenir.
Si vos données sont nécessaires à l'exécution de relations contractuelles avec nos clients, la base légale du traitement des données est l'art. 6, paragr. 1, phr. 1, point b du RGPD.
En outre, nous pourrions être contraints de traiter certaines données de formulaires (notamment les formulaires se rapportant au blanchiment d'argent). La base légale du traitement des données dans de tels cas est l’art. 6, paragr. 1, phr. 1, point c du RGPD.
Le traitement et le stockage des données se font sur nos propres serveurs. Pour la mise en œuvre technique de ces prestations, nous faisons appel à notre prestataire de services informatiques. Nous avons conclu un contrat de sous-traitance avec ce dernier afin de protéger vos données.
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Formulaires généraux en ligne
Dans le formulaire de demande de devis en vue d’une nouvelle qualification de salariés dans l'industrie métallurgique, nous recueillons vos coordonnées ainsi que des informations sur le nombre de salariés afin de vous faire parvenir une offre sans engagement.
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Formulaires en ligne destinés aux clients
En outre, nous proposons certains formulaires exclusivement à nos clients. Vous y avez accès grâce à un mot de passe que nous vous fournissons. Avec cette fonction, il nous est techniquement nécessaire de placer d’autres cookies pour vous permettre d’accéder aux formulaires.
Nous vous proposons ainsi une check-list pour l’élaboration d'un contrat de travail de droit français en allemand ou en français. Celle-ci permet de générer un contrat de travail de droit français. A cet effet, nous avons notamment besoin d'informations sur l'employeur, la future relation de travail (par exemple la date d'embauche, la description du poste et le salaire) et sur le futur salarié (prénom/nom, adresse, date/lieu de naissance, nationalité et, le cas échéant, informations sur la classification conventionnelle antérieure, le poste ou les clauses de non-concurrence).
De même, nous vous proposons une check-list afin de pouvoir établir un contrat de travail de droit allemand. A cet effet, nous avons notamment besoin d'informations sur l'employeur, sur la personne habilitée à signer le contrat du côté de l'employeur (nom, fonction et existence d'un pouvoir de signature), sur la future relation de travail (par exemple date d'embauche, description du poste, rémunération, durée du travail, période d'essai et durée déterminée) et sur le futur salarié (prénom/nom, adresse, date/lieu de naissance, nationalité et résidence).
Par ailleurs, nous mettons à votre disposition une check-list pour la création d'une société à responsabilité limitée de droit allemand (GmbH). Pour ce faire, nous avons besoin d’informations sur la future GmbH, le capital social et les parts respectives, les associé.e.s et les gérant.e.s (pour les personnes physiques : prénom/nom, adresse, date/lieu de naissance et nationalité).
Nous fournissons également une check-list pour la création d'une société par actions simplifiée (SAS) avec un seul associé. Pour ce faire, nous avons besoin d’informations sur la future société, sur l'associé unique (pour une personne physique : prénom/nom, adresse, date/lieu de naissance et nationalité), sur le président et/ou les directeurs généraux (pour une personne physique : prénom/nom, adresse, date/lieu de naissance, nationalité, ainsi que prénom et nom du père et de la mère), sur les contrats qui doivent être transférés à la future SAS, sur le commissaire aux comptes et sur le ou les bénéficiaire(s) effectif(s).
En outre, nous proposons des check-lists pour la collecte d’informations à des fins d’identification conformément à la loi allemande sur le blanchiment d'argent (Geldwäschegesetz, GWG), se rapportant aux personnes morales et physiques. En tant qu'avocat.e.s, nous sommes tenus de nous conformer à la loi allemande sur le blanchiment d'argent (GwG). Nous devons ainsi respecter les devoirs de diligence prescrits, qui comprennent notamment l'identification de nos clients et des personnes agissant en leur nom, ainsi que l'identification des bénéficiaires effectifs de nos clients. Conformément aux §§ 8 et suivants GwG, nous sommes par conséquent tenus d'identifier les personnes agissant au nom de nos clients à l'aide d'une pièce d'identité en cours de validité et d’effectuer une copie de cette pièce d'identité que nous devons conserver.
En outre, pour les personnes morales, nous avons besoin d’informations sur la société, sur les rapports de propriété et de contrôle, sur les bénéficiaires effectifs de votre société (pour les personnes physiques : prénom/nom, adresse, date/lieu de naissance, type de contrôle et, le cas échéant, informations sur l’exposition politique au sens de la GwG).
Si le client est une personne physique, nous devons traiter les données relatives à la personne même du client (prénom/nom, adresse, date/lieu de naissance, nationalité, adresse e-mail, pièce d'identité en cours de validité et, le cas échéant, informations sur l'exposition politique au sens de la GwG). Si le client est représenté par une autre personne, nous avons également besoin des données la concernant sur les points mentionnés. En outre, des informations sur le bénéficiaire effectif du client (prénom/nom, adresse, date/lieu de naissance et la nature de l’intérêt économique) peuvent être nécessaires.
Conformément à l'article 13, alinéa 1 de la loi allemande relative à la lutte contre le blanchiment d’argent (Geldwäschegesetz – GwG), nous sommes obligés de vérifier les informations recueillies aux fins de l'identification, soit par un examen approprié de la pièce d'identité présentée sur place, soit par toute autre procédure appropriée pour la vérification de l'identité conformément à la loi et présentant un niveau de sécurité équivalent à la vérification physique sur place.
Dans la mesure où la vérification de la pièce d'identité sur place n'est pas possible, elle est effectuée par le biais d’une procédure d'identification par vidéo. Pour ce faire, nous avons recours à notre prestataire de services, la société Acadias GmbH, dont le siège social est situé en Allemagne et à qui nous transmettons le nom et l'adresse e-mail de la personne à identifier, afin que la société Acadias GmbH puisse la contacter aux fins de l’exécution de la procédure d'identification par vidéo.
Nous avons conclu un contrat de sous-traitance avec ce prestataire afin de protéger vos données. Vos données ne sont conservées que le temps nécessaire à la réalisation de la finalité du traitement ou à l'exécution de nos obligations contractuelles et légales.
La base légale de la transmission des données indiquées ci-dessus est en principe votre consentement (art. 6, al. 1, phrase 1, lettre a du RGPD), que vous avez donné avant de répondre au formulaire et que vous pouvez retirer à tout moment avec effet pour l'avenir, ou à titre subsidiaire – dans la mesure où les données à collecter conformément à la GwG sont transmises par d'autres moyens que par notre formulaire en ligne – art. 6, al. 1, lettre c du RGPD.