Hinweisgebersystem für französische Arbeitnehmer:innen
Whistleblowerplattform | Compliance | Deutsch-französische Ombudsperson
Unser digitales Hinweisgeber-System! bietet einen rechtssicheren und vertraulichen Meldekanal für die Übermittlung und Aufarbeitung von Hinweisen von Ihren französischen Mitarbeiter:innen.
Die Implementierung einer solchen Plattform zeugt von Transparenz und Offenheit, nach innen wie nach außen: Schaffen Sie eine vertrauensvolle Arbeitsumgebung in Ihrem Unternehmen, und damit auch gegenüber Ihren Geschäftspartnern.
Unser Angebot im
Hinweisgeberschutz für französische Mitarbeiter:innen
- Unkomplizierte Implementierung einer zertifizierten Hinweisgeberplattform (inkl. Unterstützung der internen Kommunikation bei Einführung des Systems)
- Anonyme Entgegennahme und unabhängige Bearbeitung von in Ihrer französischen Tochtergesellschaft eingehenden Meldungen durch eine zweisprachige Person
- Weiterleitung der Meldungen auf Deutsch / Französisch / Englisch an die in Ihrer deutschen Muttergesellschaft zuständige Person
- Rechtliche Ersteinordnung und -beratung
- Unterstützung bei der Erstellung von Risikomatrizen sowie der Jahresberichterstattung zum Thema Hinweisgeberschutz
- Unterstützung bei der Ermittlung und Aufarbeitung von Verdachtsfällen
- Vertretung in behördlichen, gerichtlichen und außergerichtlichen Verfahren in Deutschland und Frankreich
Sie suchen einen zuverlässigen Partner für die Einführung einer Hinweisgeberlösung für Ihre französische Mitarbeiter:innen?
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Wie unterstützt Qivive beim
Hinweisgeberschutz für französische Unternehmen
Wir unterstützen Unternehmen aus dem deutschsprachigen Raum mit Tochtergesellschaften in Frankreich bei der Umsetzung der neuen gesetzlichen Anforderungen im Bereich des Hinweisgeberschutzes.
Wir stellen Ihnen einen zertifizierten Meldekanal zur Verfügung, der sämtliche europäischen, französischen und deutschen Vorgaben im Bereich des Hinweisgeberschutzes erfüllt. Unsere Hinweisgeberlösung ist datenschutzkonform, hält die technisch höchsten Standards ein und ist leicht zu implementieren und zu bedienen. Der Meldekanal ist auf Französisch, Englisch und Deutsch sowie bei Bedarf auch in weiteren Sprachen verfügbar.
Außerdem kümmern wir uns als neutrale Ombudsperson um die Annahme und Verwaltung eingehender Meldungen und stehen Ihnen bei der Fallbearbeitung mit unserer Expertise im deutsch-französischen Wirtschaftsrecht zur Seite.
Ihre 6 Schritte zur Compliance im Hinweisgeberschutz
Wir helfen Ihnen, ein regelkonformes Meldesystem auf technisch höchstem Niveau einzurichten, und stehen Ihnen bei dem gesamten Prozess – von der Implementierung bis hin zur Bearbeitung von Hinweisen – mit unserer Expertise zur Seite:
| 1 | Kontaktaufnahme | Sie kontaktieren uns zwecks Implementierung des Hinweisgebersystems in Ihrer französischen Tochtergesellschaft. |
| 2 | Einrichtung der Plattform & Schulung | Wir kümmern uns um die Einrichtung und Konfiguration des Meldekanals und stellen Ihnen Informations- und Schulungsmaterial in französischer Sprache für Ihre Mitarbeiter:innen zur Verfügung. |
| 3 | Zugang für Ihre Mitarbeiter:innen | Die Hinweisgeberplattform wird Ihren Arbeitnehmer:innen in Frankreich über einen Link auf Ihrer Internetseite zugänglich gemacht. Diese gelangen nun über den Link zum Meldekanal und können dort anonym und in mehreren Sprachen einen Verdachtsfall und möglichen Gesetzesverstoß melden. |
| 4 | Eingang von Hinweisen |
Sobald über den Meldekanal ein Hinweis eingeht, werden wir als neutrale und zur Verschwiegenheit verpflichtete Ombudsperson informiert und können die notwendigen Schritte zur ordnungs- und fristgemäßen Bearbeitung des Hinweises einleiten.
Durch unser System werden sämtliche Bearbeitungsschritte revisionssicher erfasst und dokumentiert. |
| 5 | Bearbeitung der Hinweise |
Der Hinweis wird von unseren fachlich zuständigen deutsch-französischen Anwält:innen, ggfls. mit einer juristischen Ersteinschätzung, an die in Ihrer deutschen Muttergesellschaft zuständige Person weitergeleitet, um die interne Bearbeitung und Abhilfe zu ermöglichen.
Es wird dabei sichergestellt, dass stets nur ein begrenzter Personenkreis von den Hinweisen Kenntnis erlangt und die Anonymität der hinweisgebenden Person gewahrt wird. |
| 6 | Rechtliche Unterstützung bei Bedarf | Bei Bedarf unterstützen wir bei der Aufarbeitung von Hinweisen und in behördlichen, gerichtlichen und außergerichtlichen Verfahren. |
Vorteile der Hinweisgeberlösung
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Marktführende Technik und Compliance
Wir stellen Ihnen und Ihren französischen Mitarbeiter:innen ein zertifiziertes Hinweisgebersystem zur Verfügung, das sämtliche Vorgaben des europäischen, französischen und deutschen Rechts im Bereich des Hinweisgeber- und des Datenschutzes erfüllt und das auf technisch höchstem Niveau. Wir arbeiten mit einem führenden Entwickler von Compliance-Lösungen zusammen, dessen Technik bereits von zahlreichen internationalen Konzernen, kleinen- und mittelständischen Unternehmen und Behörden erfolgreich eingesetzt wird.
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Integrität und nachhaltige Unternehmensführung
Effektiver Hinweisgeberschutz ist Ausdruck einer nachhaltigen Unternehmensführung, die sich für eine ethische und vertrauensvolle Kultur innerhalb des Unternehmens einsetzt. Sie zeigen dadurch Engagement für Ihre Mitarbeitenden und tragen zur Sicherheit und zum Wohlbefinden am Arbeitsplatz bei.
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Verwaltung der Meldungen und professionelle Rechtsberatung und Expertise in einer Hand
Wir kümmern uns nicht nur um die Einrichtung des Hinweisgebersystems für Ihre französische Tochtergesellschaft, sondern stellen im Folgenden als Ihre Ombudsperson sicher, dass die Annahme der Meldungen, die rechtliche Einordnung und die juristische Beratung in einer Hand zentralisiert werden.
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Kommunikation und Vermittlung auf Deutsch / Französisch / Englisch
Dank der Mehrsprachigkeit unserer deutsch-französischen Anwälte sind wir in der Lage, die bei ihrer französischen Tochtergesellschaft eingegangenen Meldungen auf Deutsch, Französisch oder Englisch an die deutsche Muttergesellschaft weiterzuleiten und eine rechtliche Einordnung und Erstanalyse nach deutschem oder französischen Recht vorzunehmen.
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Frühwarnerkennung und Schadensminimierung
Mit dieser marktführenden Technik werden Sie über rechtliche und wirtschaftliche Risiken innerhalb Ihrer französischen Tochtergesellschaft frühzeitig informiert und können schnell reagieren, um Schäden von Ihrem Unternehmen abzuwenden.
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Neutralität, Vertrauen, Verschwiegenheit
Als neutrale zur Verschwiegenheit verpflichtete Instanz sorgen wir zuverlässig dafür, dass die Anonymität des Hinweisgebers gesichert ist und Interessenskonflikte innerhalb des Unternehmens durch den Erhalt sensibler Informationen vermieden werden. Ferner wird das Vertrauen des Hinweisgebers in den Meldeprozess gestärkt.
Sie wollen Ihr Meldesystem überprüfen oder eine Hinweisgeberplattform integrieren?
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Informationen zum
Hinweisgeberschutz
Die wichtigsten Vorgaben und Anforderungen im Hinweisgeberschutz in Frankreich
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Gesetzliche Anforderungen und Ziele des neuen Hinweisgeberschutzes
Durch das Gesetz zur Verbesserung des Schutzes von Whistleblowern ist zum 01. September 2022 die Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie in das französische Recht erfolgt. Damit soll der Schutz hinweisgebender Personen gestärkt und sichergestellt werden, dass ihnen durch die Meldung von Gesetzesverstößen keinerlei Repressalien drohen. Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten müssen Ihre Compliance-Struktur an die gesetzlichen Vorgaben anpassen und einen effektiven Schutz von Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen zu (möglichen) Gesetzesverstößen erlangen und diese melden, gewährleisten. Durch die Implementierung sicherer und vertraulicher Meldekanäle soll die Rechtsdurchsetzung gestärkt werden.
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Praxisrelevante Vorgaben des neuen Hinweisgeberschutzes
Der europäische und französische Gesetzgeber nimmt Gesellschaften in Frankreich mit mindestens 50 Arbeitnehmer:innen in die Pflicht und schreibt insbesondere vor, ein internes Hinweisgeberverfahren einzurichten und ihren Beschäftigten zugänglich zu machen. Den Arbeitnehmer:innen muss auf diesem Wege ermöglicht werden, über das Meldesystem anonym Hinweise zu Gesetzesverstößen abzugeben. Das Gesetz sieht bestimmte Fristen und Verfahrensregeln vor. So muss der Hinweisgeber zum Beispiel innerhalb von sieben Werktagen nach Eingang des Hinweises schriftlich über dessen Eingang informiert werden, es sei denn, der Hinweisgeber hat darauf verzichtet oder es besteht berechtigter Grund zur Annahme, dass die Eingangsbestätigung die Vertraulichkeit gefährden würde. Hinweise sind sodann innerhalb bestimmter Fristen und unter Wahrung der Unparteilichkeit und Unabhängigkeit des Verfahrens zu prüfen und angemessene Folgemaßnahmen zu treffen.
Unternehmen müssen ihren Mitarbeitenden Informationen über den unternehmensinternen Meldeprozess zur Verfügung stellen. Diese müssen leicht zugänglich und verständlich sein.
Ein elementarer Bestandteil der Reform ist das Verbot von Repressalien, durch das sichergestellt werden soll, dass hinweisgebenden Personen durch die Meldung von Gesetzesverstößen keinerlei Nachteile entstehen. Umfasst sind grundsätzlich sämtliche Verhaltensweisen mit Strafcharakter, wie etwa Entlassungen, Verweigerung von Beförderungen, Rufschädigung oder sonstige Diskriminierungen. Bei einem Verstoß gegen das Verbot müssen hinweisgebende Personen für den ihnen entstandenen Schaden entschädigt werden. Verstöße gegen die Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes werden mit teils empfindlichen Bußgeldern sanktioniert.
Angesichts dieser Vorgaben sind Unternehmen mit Beschäftigten in Frankreich nunmehr gefordert, bestehende Compliance-Systeme auf den Prüfstand zu stellen und durch die Implementierung eines geeigneten Meldesystems einen effektiven und rechtskonformen Hinweisgeberschutz zu gewährleisten.
Weitere Informationen zum ESG-Engagement und zum Hinweisgeberschutz in Frankreich finden Sie in unseren Artikeln Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie in Frankreich, Nachhaltige Unternehmensführung in Frankreich und Skandale im Unternehmen vermeiden durch effektiven Hinweisgeberschutz.
Sind suchen eine Kanzlei, die Sie bei der Ermittlung und Aufarbeitung von Verdachtsfällen unterstützt?
Unsere Kompetenzen im Bereich
Compliance & Hinweisgeberschutz
- Über 20 Jahre Erfahrung im deutsch-französischen Wirtschaftsrecht
- Regelmäßige Prüfung von unternehmensinternen Compliance-Richtlinien
- Regelmäßige Beratung zum Risikomanagement und zu Präventionsmaßnahmen im Bereich Sicherheit und Wohlbefinden am Arbeitsplatz
Unsere neuesten Projekte im Bereich
Compliance
- Compliance-Schulung | Individuelle Inhouse Schulung eines französischen Geschäftsführers hinsichtlich der Grundprinzipien der Geschäftsführung und Veröffentlichungspflichten in Frankreich
- Compliance-Prüfung | Prüfung eines konzernweiten Handbuchs zur Korruptions- und Geldwäschebekämpfung
- Rechtliche Unterstützung bei internen Konflikten | Beratung und Unterstützung bei der Aufarbeitung und Beilegung von internen Konflikten zwischen Arbeitnehmer:innen im Zusammenhang mit Hinweisen zu Mobbing und Belästigungen
