Modification de documents enregistrés au registre du commerce allemand
Une fois des documents enregistrés au registre du commerce, il n’était ni possible de les retirer ni de les biffer. À la suite d’une réglementation du 23 décembre 2022, il est désormais possible de remplacer des documents enregistrés dans le registre du commerce si ceux-ci contiennent des informations non obligatoires. Il n’a cependant pas encore été décidé si des documents entiers peuvent être supprimés sur la base de cette réglementation.
Situation initiale
Depuis le 1er janvier 2022, le registre du commerce est accessible gratuitement au public sur le domaine www.handelsregister.de. L’accessibilité au public n’est pas une nouveauté, mais jusqu’au 1er janvier 2022, le téléchargement des documents n’était possible que contre le paiement d’une taxe.
Lorsque des documents ont été enregistrés dans le registre du commerce, ils ne pouvaient plus être biffés ni retirés par la suite sur le fondement de la publicité du registre. En effet, ce principe s’imposait aussi aux documents qui contenaient des informations non-obligatoires, par exemple l’adresse privé d’un associé, ayant été publiés au registre du commerce par erreur.
Situation actuelle
Depuis le 23 décembre 2022, un nouveau règlement est entré en vigueur : Ce règlement stipule que : « Si un document placé dans le dossier du registre est échangé contre un nouveau document, l'échange doit être signalé et la date à laquelle l'ancien document a été placé dans le dossier de registre doit être indiquée. » Maintenant, des documents qui contiennent des informations non-obligatoires peuvent être remplacés par des documents qui ne contiennent plus ces informations et ce sur l’initiative de la personne concernée en faisant appel à un notaire qui se chargera de la demande auprès du tribunal du registre de commerce.
Si la demande est acceptée, le registre du commerce remplace l’ancien document par le nouveau en rendant visible qu’il ne s’agit pas de la première version et que le document initial a été remplacé. En outre, la date de publication du document initial doit être mentionnée sur le nouveau document.
Par conséquence, un associé peut donc remplacer un document qui a été publié au registre du commerce contenant par exemple son adresse privée par un autre document qui ne contient plus cette information.
Toutefois, il n'a pas encore été décidé si des documents entiers qui n'auraient pas dû être publiés peuvent être retirés. Il convient donc d'attendre de voir comment les tribunaux chargés de la tenue des registres se positionneront à cet égard.
Conseil pratique
Lors de la constitution des documents à soumettre au registre du commerce, il convient de bien vérifier quelles informations doivent être publiées ou non. Si des erreurs ont été commises dans le passé, il convient de prendre contact avec un notaire afin de demander le remplacement des documents concernés. N’hésitez pas à nous contacter à ce sujet, nous vous aidons volontiers dans cette démarche !
