Neue Verordnung über die Modalitäten der Abhaltung von Gesellschafterversammlungen in Zeiten der Pandemie
Basierend auf der Ermächtigung aus dem Gesetz zur Verlängerung des Gesundheitsnotstandes, das Mitte November verabschiedet wurde, um das Wiederaufflammen der Covid-19-Epidemie zu bekämpfen (Gesetz 2020-1379 vom 14.11.2020), wurde am 03.12.2020 die Verordnung zur Erweiterung und Änderung des Ausnahmemechanismus der Verordnung Nr. 2020-321 vom 25. März 2020 über die Abhaltung von Versammlungen von Gesellschaftern und Kollegialorganen privatrechtlicher Gruppierungen während der Pandemie veröffentlicht (Verordnung Nr. 2020-1497 vom 2.12.2020). Gemeinsam mit dem ergänzend dazu erlassenen Dekret Nr. 2020-1614 vom 18. Dezember 2020 verlängert sie - mit einigen Änderungen - die Verordnung Nr. 2020-321 vom 25. März 2020.
Zur Erinnerung: Mit der Verordnung vom 25. März 2020 wurden die Regeln für die Einberufung, Unterrichtung, Sitzung und Beratung von Gesellschafterversammlungen sowie der kollegialen Verwaltungs-, Aufsichts- und Leitungsorgane privatrechtlicher Gruppierungen angepasst, damit diese trotz der Eindämmungsmaßnahmen weiterhin handlungsfähig bleiben.
Im Folgenden sollen die wichtigsten Eckdaten dieser gesetzlichen Regelungen dargelegt werden:
Der Anwendungsbereich der Regelungen ist für "juristischen Personen und Einrichtungen ohne Rechtspersönlichkeit des Privatrechts" eröffnet, wie z. B. Gesellschaften jeglicher Form, wirtschaftliche Interessengruppen oder Vereine.
Die Ausnahmeregelungen gelten für Versammlungen und Sitzungen von Kollegialorganen, die bis zum 1. April 2021 abgehalten werden, wobei die Regierung die Möglichkeit hat, die Maßnahmen ganz oder teilweise per Dekret bis zu einem Datum zu verlängern, das nicht später als der 31. Juli 2021 liegen darf. Sie gilt daher zur Zeit nicht für Versammlungen und Sitzungen von Gremien, die vor dem 1. April 2021 einberufen wurden, aber danach stattfinden.
Die Modalitäten für die Abhaltung von Gesellschafterversammlungen in Zeiten von Covid 19 variieren je nach Gesellschaftsform. Prinzipiell sind folgende Möglichkeiten für die Beschlussfassung von Gesellschaftsorganen eröffnet:
- Abhaltung von Gesellschafterversammlungen im Wege der Video- oder Telefonkonferenz („assemblée dématérialisée“), selbst ohne dass eine Regelung in der Satzung dies vorsieht;
- Abstimmung im schriftlichen Umlaufverfahren („Consultation écrite“), selbst ohne dass eine Klausel in der Satzung diese Möglichkeit vorsieht;
- Beschluss durch privatschriftliche Urkunde („Décision par acte sous signature privée“) (in der SAS nur, wenn dies in der Satzung vorgesehen ist, in der SARL unter derselben Voraussetzung allerdings nicht möglich für den Beschluss zur Feststellung des Jahresabschlusses);
- die Abhaltung einer Gesellschafterversammlung in Abwesenheit der Gesellschafter, sei es physisch oder per Video- oder Telefonkonferenz („Assemblée à huis clos“), wobei die Stimmabgabe hier entweder schriftlich, durch einen bevollmächtigten Vertreter oder auf elektronischem Wege erfolgen kann (letzteres ist bei der SAS nicht möglich, bei der SARL wiederum ohne dass dies ausdrücklich in der Satzung geregelt sein muss, wenn es eine Internetseite gibt, die die Stimmabgabe auf diesem Weg möglich macht).
Lediglich die Möglichkeit der Abhaltung einer Gesellschafterversammlung in Abwesenheit der Gesellschafter (weder physisch noch im Wege der Video- oder Telefonkonferenz) wird auf solche Fälle begrenzt, in denen am Tag der Einberufung oder Abhaltung einer Gesellschafterversammlung die geltenden Beschränkungen im Zusammenhang mit dem Gesundheitsnotstand die physische Anwesenheit der Mitglieder effektiv und konkret behindern (entweder weil die Zusammenkunft einer größeren Anzahl von Personen nicht erlaubt ist oder die Bewegungsfreiheit eingeschränkt ist).
Fazit: Um eine solche Prüfung im konkreten Fall zu umgehen, bleibt die Abhaltung von Gesellschafterversammlungen im Wege einer Video- oder Telefonkonferenz einer der einfachsten Wege für die Beschlussfassung der Gesellschafter in Zeiten der Pandemie bei nichtbörsennotierten Kapitalgesellschaften, wenn eine Abstimmung durch privatschriftliche Urkunde insbesondere aufgrund fehlender Einstimmigkeit der Gesellschafter ausgeschlossen ist.
22.02.2021
